Ejemplo de un Acta de Constitución de Proyecto

Proyecto piloto de Teletrabajo en la Junta de Andalucía.

Pilotaje de una estrategia y despliegue de teletrabajo entre empleados públicos candidatos de la administración general de la Junta de Andalucía.

Descripción:

Se trata de un proyecto de pilotaje del teletrabajo para personal de la administración general de la Junta de Andalucía que pudiese cumplir una serie de condiciones para ser candidatos al programa. En él se estudiarán diferentes aspectos a fin de poder presentar unas conclusiones válidas para la extensión, dado el caso, del programa.

Justificación:

Como cualquier proyecto de pilotaje, su justificación viene derivada de la necesidad de testear, en un entorno acotado y controlado, los beneficios y la conveniencia de dicho proyecto; o por el contrario las razones por las que no debería acometerse la expansión e implantación masiva de este.

Es imprescindible pilotar un proyecto de tal envergadura previo a su aceptación como forma de trabajo horizontal en la organización, así como también lo es para poder desestimar, con una evaluación objetiva y probada, la transversalidad de esta forma de trabajar.

Objetivo:

Estudiar todas las variables de tener el 5% de la plantilla de la Administración General de la Junta de Andalucía trabajando en la modalidad de “Teletrabajo” durante los primeros 6 meses; ampliándose al 10% los siguientes 6 meses de estudio si se cumplen ciertos hitos previamente definidos.

Alcance:

A la finalización del proyecto deberán entregarse una serie de informes elaborados por el equipo del proyecto, así como una memoria de conclusiones y recomendaciones, no vinculantes, que adjuntarán además toda la documentación necesaria que se haya requerido a empresas especializadas previa, durante o después del estudio:

·       Metodología seguida para la elaboración de personal candidato voluntario.

·       Definición de hitos esperados.

·       Informe previo de productividad media (que podrían incluir: listas de espera medias, retrasos medios sobre resoluciones de procedimientos administrativos, tiempos de respuesta internos para servicios intermedios, etc.)

·       Elaboración de un manual para el teletrabajo entregable a los seleccionados para el programa.

·       Informe previo médico y psicotécnico de los empleados seleccionados.

·       Informe de impacto medioambiental.

·       Informe de impacto en la prevención de riesgos laborales.

·       Informe de costes asociados a cada modalidad de trabajo.

·       Informe posterior de productividad media (con las mismas variables que el inicial)

·       Informe de cumplimiento de hitos esperados.

·       Informe de actualización médico y psicotécnico de los empleados después del piloto.

·       Memoria final de conclusiones y recomendaciones.

Recursos:

Será necesaria la puesta a disposición del proyecto de una serie de recursos técnicos, materiales y de personal multidisciplinar que tendrán dedicación exclusiva durante todo el periodo de duración del pilotaje cuya extensión temporal será de tres meses anterior a la puesta en marcha y tres meses posteriores a la finalización del primer año de teletrabajo pilotado.

Recursos humanos:

·       2 técnico/as en prevención de riesgos laborales.

·       3 técnico/as en sistemas informáticos, redes y seguridad en movilidad.

·       1 doctor/a en medicina del trabajo.

·       1 técnico/a con experiencia en la elaboración de informes de impacto medioambiental.

·       1 técnico/a experto en la selección de personal.

·       1 técnico/a experto en la evaluación de rendimientos y productividades en organizaciones complejas.

·       5 técnicos/as administrativas con amplia experiencia en la dirección de equipos con alta carga de trabajo, listas de espera, gestión de latencias en la tramitación de procedimientos administrativos y atención al usuario, tanto interna como externa.

·       1 director/a de proyecto.

·       3 coordinadores de área.

o   Además, cada perfil podrá solicitar la ampliación, justificada y estudiada, de su subgrupo de trabajo, adaptándose así a las necesidades reales de cada fase del proyecto.

Recursos materiales y técnicos:

·       18 meses de disponibilidad para dedicación exclusiva.

·       2 sedes distribuidas geográficamente para las reuniones de trabajo periódicas y cualquier entrevista necesaria que se requiera.

·       1 sede central como HQ del proyecto.

·       Licencias de software específico de teletrabajo (vpn, videoconferencia, telefonía, etc.)

·       Licencias de software específico para la gestión del proyecto.

·       Soporte de empresas especializadas cuando se requiera, previa elaboración de pliegos y licitación, para las elaboraciones más específicas.

·       Material de impresión, infográfico, reprográfico e informático.

·       Medios para movilidad: vehículos, alojamientos, dietas.

Costes:

Costes derivados de la dedicación exclusiva del personal seleccionado para liderar, codirigir y ejecutar el proyecto, que no podrán dedicarse a sus quehaceres cotidianos mientras dura el proyecto y que se estima que debe tenerse en cuenta a pesar de ser un recurso propio:

Coste medio, persona/18meses: 35.000 €. X 18 personas…..…………….. 630.000€

Coste de licenciamientos software………………………………………….20.000€

Coste soporte reprográfico e impresión…………………………………….8.000€

Coste por movilidad ………………………………………………..……..2.500€

Coste por licitaciones a empresas externas ……………………………. 8.500€

Otros costes operativos a la ejecución del proyecto …………………10.000€

Total de costes de ejecución del proyecto, incluyendo recursos propios ya presupuestados: ………………………………………………………………………………………… 679.000 €

Tiempo:

El tiempo máximo estimado para la ejecución en sí misma del pilotaje debe ser exactamente 12 meses desde su comienzo, no obstante, habrá una fase previa de preparación y planificación estimada en 3 meses que podría acortarse o alargarse, dependiendo de cómo transcurran los inconvenientes y vicisitudes que vayan surgiendo.

Con posterioridad a la finalización de la ejecución del proyecto habrá un periodo de cierre, no inferior a tres meses en el que se recopilarán todos los datos, hitos, informes y aprendizajes obtenidos durante los 12 meses anteriores y en el que se elaborará una memoria final en forma de conclusiones y recomendaciones.

1.     Tiempo de preparación y planificación: 3 meses. (de Septiembre a Noviembre)

2.     Tiempo de ejecución 12 meses. (de Enero a Diciembre)

3.     Tiempo de cierre 3 meses. (de Enero a Marzo)

·       Total 18 meses.

Especificaciones técnicas:

Los entregables finales, objetivo concreto del proyecto, deberán cumplir una serie de condiciones:

·       Cumplir con toda la normativa y legislación vigente en materia laboral y de prevención de riesgos laborales, tanto regional como estatal y europea.

·       Deberá además ser ambiciosa en el cumplimento de recomendaciones y directivas no obligatorias en materia de salud, bienestar, riesgos laborales, protección medioambiental, sostenibilidad financiera, etc.

·       Los informes deberán ser elaborados basándose en elementos medibles objetivamente y refrendados en memorias técnicas o auditorías, tanto externas como internas.

·       Cada entregable cumplirá con los manuales de imagen corporativa y estilo de la Junta de Andalucía.

·       Todos los entregables irán en formato digital que cumplan con la normativa ENI e ISO 32000.

·       Todos los entregables irán firmados digitalmente y sellados temporalmente.

Limitaciones:

Habrán de definirse una serie de limitaciones para que el proyecto se considere viable durante la ejecución de este.

La tasa de absentismo por incapacidad temporal de los seleccionados que formen parte de la monitorización durante la fase de ejecución deberá mantenerse por debajo de un límite previamente definido para que pueda considerarse válido el estudio.

En caso de que el porcentaje supere dicho límite habrá de reponerse por personal candidato no seleccionado en primera instancia y de perfil asimilado al del personal causante del absentismo a fin de seguir entendido como buena la continuación del piloto.

Interesados:

Mucho se ha discutido en cuanto a la conveniencia o no de este tipo de modalidad de trabajo a distancia, tanto interna como externa a la organización, dada la coyuntura socioeconómica y geopolítica actual hay que ser especialmente sensible a las personas que seguirán con atención el desarrollo y finalización de un proyecto de pilotaje como este, presentamos a continuación a los interesados en un diagrama de Poder-Interés:

Organización del proyecto:

La organización del proyecto se llevará a cabo, inicialmente por el director y los tres coordinadores del piloto, elegidos entre el personal cualificado de la administración general de la Junta de Andalucía con experiencia en el pilotaje de proyectos complejos y multidisciplinares.

En consenso con la dirección política de los servicios centrales del centro directivo en cuya competencia se integre este proyecto se designará un responsable político que hará de interlocutor y stakeholder principal para todo el proyecto.

Será este primer equipo de trabajo el que diseñará y reclutará al resto de subgrupos de trabajo, también entre el personal funcionario de la Junta de Andalucía, por su experiencia profesional y trayectoria en la gestión y ejecución de proyectos hasta alcanzar el equipo total de 18 personas inicial.

Riesgos Iniciales:

Como cualquier proyecto complejo, este no está exento de riesgos en todas sus fases; inicialmente, se han considerado una serie de riesgos que habrán de gestionarse adecuadamente a fin de que no socaven el pilotaje. Con total seguridad muchos de los riesgos considerados no llegarán a materializarse y sin embargo adolecerán otros que no se han considerado inicialmente, por lo que el equipo y la metodología deberán ser lo suficientemente flexibles para minimizar el impacto de llegar a producirse.

·       Bajo interés en el personal empleado público por participar en el pilotaje.

·       Apoyo desde la dirección política poco clara o definida.

·       Insuficiencia presupuestaria para el desarrollo del programa.

·       Caída pronunciada de los indicadores medibles objetivamente considerados como positivos en la primera fase de ejecución. Está ocurriendo lo contrario a lo esperado.

·       Carga de trabajo estimada incorrectamente para el equipo diseñado inicialmente.

·       Afectación de las limitaciones reseñadas en el acta del proyecto.

Requisitos de aprobación del proyecto:

El proyecto se considerará exitoso si el índice de participación cuenta con los porcentajes programados inicialmente y se han podido poner a disposición de los diferentes interesados todos los entregables inicialmente propuestos, en tiempo y forma.

Se han cumplido todas las especificaciones técnicas mínimas y superado con éxito los riesgos materializados de manera que no se pueda considerar inválida la memoria de conclusiones y recomendaciones del proyecto de pilotaje.

Los costes no superen en un 10% lo inicialmente presupuestado.

Nombramiento de los responsables:

·       Dirección de proyecto.

·       Stakeholder manager.

·       Coordinación política.

·       Coordinación técnica.

·       Coordinación administrativa.

(al mapa mental)