Nos proponemos ahora a hacer un ejercicio en el la teoría, la hipótesis y la suposición serán la herramienta que moverá el post, vamos a redactar un informe de finalización del proyecto, de cómo habría ido, incluyendo además todas las tareas que en forma de conclusiones deberían aparecer en cualquier informe o memoria al dar por concluida cualquier ruta proyectada:
Memorial final de recomendaciones y conclusiones:
·
Nombre del proyecto: Proyecto piloto de
Teletrabajo en la Junta de Andalucía.
·
Jefe de proyecto: Rafael Mata Sánchez.
·
Entidad: Instituto Andaluz de Administración
Pública.
- · Objetivo:
Estudiar todas las variables de tener el 5% de la plantilla de la
Administración General de la Junta de Andalucía trabajando en la modalidad de
“Teletrabajo” durante los primeros 6 meses; ampliándose al 10% los siguientes 6
meses de estudio si se cumplen ciertos hitos previamente definidos.
- · Indicadores
de cumplimiento:
Se definieron 2 grandes indicadores de cumplimiento o
logro, el nivel de productividad y la consolidación del 5% en los primeros 6
meses y del 10% en los siguientes 6 meses.
- 1. En
cuanto a la consolidación de los porcentajes de plantilla adheridos al programa
de pilotaje el cumplimiento para la primera fase fue del 100%.
La segunda fase tuvo una
consolidación más lenta por lo que a la finalización de los siguientes 6 meses
se llegó solamente al 76% de consolidación dando un total de 8,6% total de la
plantilla consolidada.
- 2. En
cuanto al segundo indicador, los medidores de productividad relatados en los
diferentes informes de expertos anexos en cada fase, se ha detectado en el 89%
de los casos estudiados de una muestra suficientemente representativa, un
mantenimiento o una subida de la misma a niveles que deben considerarse un
éxito.
- · Alcance
final del proyecto:
A la finalización y cierre de dicho proyecto se han
cumplido el 100% de los objetivos entregables previstos. Se decidió no cambiar los
requisitos de los entregables para que el pilotaje no se viese adulterado y
poder determinar, ante la implantación posterior de este pilotaje en producción,
si los entregables serían demasiado ambiciosos para ser cerrados con éxito.
- Finalmente fueron entregados los siguientes:
- Metodología seguida para la elaboración de personal candidato voluntario.
- Definición de hitos esperados.
- Informe previo de productividad media (que incluyeron: listas de espera medias, retrasos medios sobre resoluciones de procedimientos administrativos, tiempos de respuesta internos para servicios intermedios y otros definidos en el propio informe)
- Manual para el teletrabajo entregado en tiempo y forma a los seleccionados para el programa.
- Informe previo médico y psicotécnico de los empleados seleccionados.
- Informe de impacto medioambiental (previsto y estimación real a 8,6% de grado de cumplimiento de la fase 2).
- Informe de impacto en la prevención de riesgos laborales.
- Informe de costes asociados a cada modalidad de trabajo, con desglose de costes directos e indirectos.
- Informe posterior de productividad media (con las mismas variables que el inicial)
- Informe de cumplimiento de hitos esperados.
- Informe de actualización médico y psicotécnico de los empleados después del piloto.
- Memoria final de conclusiones y recomendaciones.
· Actividades
del proyecto y estado de estas:
1. Selección
del equipo
1. Publicación
de la oferta. 100% finalizada.
2. Preselección
telemática. 100% finalizada.
3. Selección
final presencial. 100% finalizada.
4. Acogida.
100% finalizada.
5. Asignación
de roles y grupos de trabajo. 100% finalizada.
2. Planificación
del proyecto
1. Definición
de documentación previa. 100% finalizada.
2. Definición
de entregables. 100% finalizada.
3. Definición
de hitos pre 10%. 100% finalizada.
4. Previsión
de tiempos. 100% finalizada.
5. Previsión
de costes. 100% finalizada.
6. Plan
de gestión de riesgos. 100% finalizada.
7. Selección
de titulares y suplentes. 90% finalizada, nos encontramos que, en esta tarea,
para la segunda fase, faltó demanda, quizá por un problema de comunicación,
publicidad o fechas.
3. Ejecución
del 5%
1. Arranque
con los primeros titulares. 100% realizada.
2. Seguimiento
del primer 5%. 100% realizada, pero con grandes dificultades, nos damos cuenta
de que la carga es demasiado alta para el dimensionamiento previsto del equipo.
3. Informe
de ejecución del primer 5%. 100% realizado.
4. Ejecución
del 10%
1. Informes
pre 10%. 50% no se puede concluir por falta de claridad en los objetivos en
estos informes.
2. Arranque
titulares 10%. 90% no se puede arrancar con el total previsto.
5. Cierre
1. Redacción
de informes de cierre. 100% realizada.
2. Despedida
del proyecto. 90% realizada, no se concluyen algunos hitos esperados por falta
de coordinación con las autoridades esperadas.
3. Memoria
y conclusiones. 100%. Todos los hitos de esta actividad se han conseguido con
solvencia.
- · En
cuanto a costes, el proyecto se ha mantenido dentro de los estimados ya que
aunque en algunas fases hubiese sido necesario una modificación del personal
disponible en el mismo se optó por dejar que el personal proyectado tuviese
falta de recursos para poder evaluar, precisamente, este aspecto en falla. El
resto de costes proyectados se han quedado por debajo de lo previsto, dándose
así una desviación positiva pero que no afectó ni al presupuesto en sí mismo ni
a las previsiones financieras reales de ejecución.
- ·
Recursos humanos:
o En
cuanto al desempeño, estuvo por encima de lo esperado, ya que se cumplieron casi
en su totalidad los hitos previstos con un personal que, después, se ha constatado
como específicamente inferior al que hubiese sido necesario, por lo que se
demuestra que las fases de selección del personal para el proyecto, así como la
de elaboración de grupos de trabajo fue un absoluto éxito y mérito de los
propios profesionales, así como de la dirección y coordinaciones del propio
proyecto. Se entiende pues que esta fórmula de elaboración de grupos de trabajo
y equipos de personas debería continuarse para este y otros proyectos en
producción real.
o
Si bien es cierto que la planificación del
esfuerzo necesario fue inadecuada debido a una sobrecarga no estimada ni valorada
adecuadamente que llevó a buen puerto gran parte de los entregables debido a la
falta de peticiones para la segunda fase. Por lo que puede entenderse como área
de mejora la estimación de los recursos humanos dada la complejidad y magnitud
de este proyecto.
- ·
Riesgos:
o
A continuación detallamos los riesgos evaluados
que finalmente ocurrieron y que tuvieron impacto en el desarrollo del proyecto:
§ Sobrecarga de trabajo – equipo humano mal dimensionado.
§ Ocasionó grave riesgo de faltar a entregables en tiempo y forma.
§ Aumento de horario laboral previsto y de los niveles de estrés del equipo
de ejecución.
§ Falta de demanda para entrar en el proyecto como “teletrabajador”.
§ Ocasionó imposibilidad de tener una bolsa de suplentes y de finalizar la
fase 2 al completo.
§ Por otra parte disminuyó la carga de trabajo prevista para la fase 2.
§ Finalmente no se consideró que afectase a la valoración cualitativa del
proyecto.
§ Implicación y coordinación política.
§ La coordinación política se desvinculó temporalmente en diferentes partes
de cada fase, lo que ocasionó algunos problemas de comunicación que finalmente
pudieron ser solventados al cierre.
- ·
Acciones correctivas:
o
Ante la aparición de los diferentes
riesgos que finalmente concluyeron en el proyecto se decidieron tomar las
siguientes acciones correctivas:
§ Sobrecarga: reducción de los entregables, aunque finalmente se cumplieron
objetivos.
§ Falta de demanda: plan de comunicación y publicidad adicional. Sin los
resultados esperados que dieron al traste con la ejecución total de la fase 2.
§ Implicación política: Dedicación exclusiva de dirección de proyecto y 1
coordinador para mantener una comunicación más fluida y elaboración de
entregables intermedios no previstos con avances de los hitos alcanzados para
mantener integrada a la persona designada para el seguimiento.
- ·
Lecciones aprendidas:
§ Las lecciones aprendidas vienen, principalmente, de los riesgos evaluados
que acontecen y de los problemas que surgen y que no fueron evaluados como
riesgos, de los que se aprende qué debe mejorarse en la siguiente elaboración y
ejecución de un proyecto similar al que se describe:
o
Dimensionar correctamente un equipo
humano para cualquier proyecto es tan importante como el correcto presupuesto
financiero o más.
o
El seguimiento de las personas
relevantes para el proyecto, como la parte política que nos incumbe, debe
manejarse con tiempos y distancias lo más cortas posibles para que no haya desapego,
sobre todo en proyectos de larga duración como el que nos atañe.
o Si se decide llevar a cabo un proyecto como este o de similares
características en los que el personal es el principal objetivo, deberán
tomarse las medidas de publicidad, marketing, didácticas e incluso incentivos
adecuados en tiempos y forma para que llegue a todo el personal posible, se
entienda exactamente qué se está haciendo y qué se pretende y con la suficiente
antelación para poder contar con la cantidad adecuada de candidatos.
