Imaginación al poder, sueña cómo fue tu proyecto.

Nos proponemos ahora a hacer un ejercicio en el la teoría, la hipótesis y la suposición serán la herramienta que moverá el post, vamos a redactar un informe de finalización del proyecto, de cómo habría ido, incluyendo además todas las tareas que en forma de conclusiones deberían aparecer en cualquier informe o memoria al dar por concluida cualquier ruta proyectada:

Memorial final de recomendaciones y conclusiones:

·       Nombre del proyecto: Proyecto piloto de Teletrabajo en la Junta de Andalucía.

·       Jefe de proyecto: Rafael Mata Sánchez.

·       Entidad: Instituto Andaluz de Administración Pública.

• ·       Objetivo: Estudiar todas las variables de tener el 5% de la plantilla de la Administración General de la Junta de Andalucía trabajando en la modalidad de “Teletrabajo” durante los primeros 6 meses; ampliándose al 10% los siguientes 6 meses de estudio si se cumplen ciertos hitos previamente definidos.

• ·       Indicadores de cumplimiento:

Se definieron 2 grandes indicadores de cumplimiento o logro, el nivel de productividad y la consolidación del 5% en los primeros 6 meses y del 10% en los siguientes 6 meses.

• 1.     En cuanto a la consolidación de los porcentajes de plantilla adheridos al programa de pilotaje el cumplimiento para la primera fase fue del 100%.

La segunda fase tuvo una consolidación más lenta por lo que a la finalización de los siguientes 6 meses se llegó solamente al 76% de consolidación dando un total de 8,6% total de la plantilla consolidada.

• 2.     En cuanto al segundo indicador, los medidores de productividad relatados en los diferentes informes de expertos anexos en cada fase, se ha detectado en el 89% de los casos estudiados de una muestra suficientemente representativa, un mantenimiento o una subida de la misma a niveles que deben considerarse un éxito.

• ·       Alcance final del proyecto:

A la finalización y cierre de dicho proyecto se han cumplido el 100% de los objetivos entregables previstos. Se decidió no cambiar los requisitos de los entregables para que el pilotaje no se viese adulterado y poder determinar, ante la implantación posterior de este pilotaje en producción, si los entregables serían demasiado ambiciosos para ser cerrados con éxito.

1. Finalmente fueron entregados los siguientes:
2. Metodología seguida para la elaboración de personal candidato voluntario.
3.       Definición de hitos esperados.
4.      Informe previo de productividad media (que incluyeron: listas de espera medias, retrasos medios sobre resoluciones de procedimientos administrativos, tiempos de respuesta internos para servicios intermedios y otros definidos en el propio informe)
5.      Manual para el teletrabajo entregado en tiempo y forma a los seleccionados para el programa.
6.      Informe previo médico y psicotécnico de los empleados seleccionados.
7.    Informe de impacto medioambiental (previsto y estimación real a 8,6% de grado de cumplimiento de la fase 2).
8.      Informe de impacto en la prevención de riesgos laborales.
9.    Informe de costes asociados a cada modalidad de trabajo, con desglose de costes directos e indirectos.
10.      Informe posterior de productividad media (con las mismas variables que el inicial)
11.      Informe de cumplimiento de hitos esperados.
12.      Informe de actualización médico y psicotécnico de los empleados después del piloto.
13.      Memoria final de conclusiones y recomendaciones.

·       Actividades del proyecto y estado de estas:

1.     Selección del equipo

1.     Publicación de la oferta. 100% finalizada.

2.     Preselección telemática. 100% finalizada.

3.     Selección final presencial. 100% finalizada.

4.     Acogida. 100% finalizada.

5.     Asignación de roles y grupos de trabajo. 100% finalizada.

2.     Planificación del proyecto

1.     Definición de documentación previa. 100% finalizada.

2.     Definición de entregables. 100% finalizada.

3.     Definición de hitos pre 10%. 100% finalizada.

4.     Previsión de tiempos. 100% finalizada.

5.     Previsión de costes. 100% finalizada.

6.     Plan de gestión de riesgos. 100% finalizada.

7.     Selección de titulares y suplentes. 90% finalizada, nos encontramos que, en esta tarea, para la segunda fase, faltó demanda, quizá por un problema de comunicación, publicidad o fechas.

3.     Ejecución del 5%

1.     Arranque con los primeros titulares. 100% realizada.

2.     Seguimiento del primer 5%. 100% realizada, pero con grandes dificultades, nos damos cuenta de que la carga es demasiado alta para el dimensionamiento previsto del equipo.

3.     Informe de ejecución del primer 5%. 100% realizado.

4.     Ejecución del 10%

1.     Informes pre 10%. 50% no se puede concluir por falta de claridad en los objetivos en estos informes.

2.     Arranque titulares 10%. 90% no se puede arrancar con el total previsto.

5.     Cierre

1.     Redacción de informes de cierre. 100% realizada.

2.     Despedida del proyecto. 90% realizada, no se concluyen algunos hitos esperados por falta de coordinación con las autoridades esperadas.

3.     Memoria y conclusiones. 100%. Todos los hitos de esta actividad se han conseguido con solvencia.

• ·       En cuanto a costes, el proyecto se ha mantenido dentro de los estimados ya que aunque en algunas fases hubiese sido necesario una modificación del personal disponible en el mismo se optó por dejar que el personal proyectado tuviese falta de recursos para poder evaluar, precisamente, este aspecto en falla. El resto de costes proyectados se han quedado por debajo de lo previsto, dándose así una desviación positiva pero que no afectó ni al presupuesto en sí mismo ni a las previsiones financieras reales de ejecución.

• ·        Recursos humanos:

o   En cuanto al desempeño, estuvo por encima de lo esperado, ya que se cumplieron casi en su totalidad los hitos previstos con un personal que, después, se ha constatado como específicamente inferior al que hubiese sido necesario, por lo que se demuestra que las fases de selección del personal para el proyecto, así como la de elaboración de grupos de trabajo fue un absoluto éxito y mérito de los propios profesionales, así como de la dirección y coordinaciones del propio proyecto. Se entiende pues que esta fórmula de elaboración de grupos de trabajo y equipos de personas debería continuarse para este y otros proyectos en producción real.

o   Si bien es cierto que la planificación del esfuerzo necesario fue inadecuada debido a una sobrecarga no estimada ni valorada adecuadamente que llevó a buen puerto gran parte de los entregables debido a la falta de peticiones para la segunda fase. Por lo que puede entenderse como área de mejora la estimación de los recursos humanos dada la complejidad y magnitud de este proyecto.

• ·        Riesgos:

o   A continuación detallamos los riesgos evaluados que finalmente ocurrieron y que tuvieron impacto en el desarrollo del proyecto:

§  Sobrecarga de trabajo – equipo humano mal dimensionado.

§  Ocasionó grave riesgo de faltar a entregables en tiempo y forma.

§  Aumento de horario laboral previsto y de los niveles de estrés del equipo de ejecución.

§  Falta de demanda para entrar en el proyecto como “teletrabajador”.

§  Ocasionó imposibilidad de tener una bolsa de suplentes y de finalizar la fase 2 al completo.

§  Por otra parte disminuyó la carga de trabajo prevista para la fase 2.

§  Finalmente no se consideró que afectase a la valoración cualitativa del proyecto.

§  Implicación y coordinación política.

§  La coordinación política se desvinculó temporalmente en diferentes partes de cada fase, lo que ocasionó algunos problemas de comunicación que finalmente pudieron ser solventados al cierre.

• ·        Acciones correctivas:

o   Ante la aparición de los diferentes riesgos que finalmente concluyeron en el proyecto se decidieron tomar las siguientes acciones correctivas:

§  Sobrecarga: reducción de los entregables, aunque finalmente se cumplieron objetivos.

§  Falta de demanda: plan de comunicación y publicidad adicional. Sin los resultados esperados que dieron al traste con la ejecución total de la fase 2.

§  Implicación política: Dedicación exclusiva de dirección de proyecto y 1 coordinador para mantener una comunicación más fluida y elaboración de entregables intermedios no previstos con avances de los hitos alcanzados para mantener integrada a la persona designada para el seguimiento.

• ·        Lecciones aprendidas:

§  Las lecciones aprendidas vienen, principalmente, de los riesgos evaluados que acontecen y de los problemas que surgen y que no fueron evaluados como riesgos, de los que se aprende qué debe mejorarse en la siguiente elaboración y ejecución de un proyecto similar al que se describe:

o   Dimensionar correctamente un equipo humano para cualquier proyecto es tan importante como el correcto presupuesto financiero o más.

o   El seguimiento de las personas relevantes para el proyecto, como la parte política que nos incumbe, debe manejarse con tiempos y distancias lo más cortas posibles para que no haya desapego, sobre todo en proyectos de larga duración como el que nos atañe.

o   Si se decide llevar a cabo un proyecto como este o de similares características en los que el personal es el principal objetivo, deberán tomarse las medidas de publicidad, marketing, didácticas e incluso incentivos adecuados en tiempos y forma para que llegue a todo el personal posible, se entienda exactamente qué se está haciendo y qué se pretende y con la suficiente antelación para poder contar con la cantidad adecuada de candidatos.